4 Tips om je werkplek slim op te ruimen

Publicatiedatum: 28 mei 2022 10:49:16

4 Tips om je werkplek slim op te ruimen

Vaak ben je in de waan van de dag zo druk, dat opruimen (van documenten) niet hoog op je prioriteitenlijstje staat. Begrijpelijk, maar niet handig. Stapels papieren hopen zich op, je werkplek slibt langzaam dicht en jij raakt het overzicht kwijt. Hoe breng je hier verandering in? Heel eenvoudig met deze 4 slimme tips.

1. Begin met het opruimen van je kast

Meer dan driekwart van alle documenten heb je waarschijnlijk nooit meer nodig, maar ze nemen wel plaats in beslag. Dus maak korte metten met die uitpuilende kast(en). Dat ruimt meteen lekker op.

Wat je moet bewaren, geef je een slimme plek waar je het gemakkelijk terugvindt en de rest gooi je weg.
Scannen en een digitale kopie bewaren is ook een optie, maar waak wel voor digitaal geheugenverlies!

2. Verander je bureau in een clean desk

Is jouw bureau bedolven onder eindeloze stapels papieren en Post-Its?
Hoogste tijd om hier een einde aan te maken.

Je denkt weliswaar dat jij precies weet waar alles ligt en dat je overzicht hebt, maar is dat wel zo?
Al die paperassen en reminders kunnen onbewust zorgen voor onrust en stress.

Ruim daarom alles op zoals beschreven bij de eerste tip hierboven.

Verzamel vervolgens al je to do-lijstjes en herinneringsnotities in één actielijst; dat zorgt namelijk écht voor overzicht.
Een evt. aanvullend handig hulpmiddel hiervoor is een visuele kapstok in de vorm van een planbord (lees vooral ook deze blog hierover als je daar wel oren naar hebt).

Als je de bezem over je bureau hebt gehaald, blijven alleen nog de spullen over die je iedere dag nodig hebt:

je beeldscherm,
je toetsenbord,
een muis
en de telefoon
En als het je vaste werkplek is heb je het geluk dat je ook nog een paar persoonlijke spullen kwijt kunt (dat geeft een veilig en vertrouwd gevoel).

Reguliere kantoorartikelen als een perforator, nietmachine, pennen etc. heb je niet de hele dag nodig, dus die kun je laten verdwijnen in een ladenblok of kast. Daarin kun je bijvoorbeeld ook de documenten bewaren waar je op dit moment mee bezig bent, zodat je ze altijd onder handbereik hebt.

3. Houd het netjes en maak er een vaste routine van om iedere dag alles weg te werken

Om te voorkomen dat je bureau en kasten binnen de kortste keren weer dichtslibben, is het een goed idee om een vaste routine te bedenken voor het verwerken van nieuwe informatie; dit geldt zowel voor papieren als voor digitale documenten.

Dit is een handige manier:

Stap 1 – Je leest het onderwerp en de inhoud.

Stap 2 – Je beslist meteen wat je ermee doet en daarbij heb je de volgende keuzes:

het is niet relevant, weg ermee
je hoeft er niets mee te doen, maar je wilt of moet het wel bewaren: archiveer het dan meteen op de juiste plek (laat het NIET liggen tot later, want dat is het begin van alweer een nieuwe stapeltje!)
jij moet er iets mee doen; ben je hier langer dan 5 minuten mee bezig, zet het dan als actiepunt op je takenlijst, duurt het minder dan 5 minuten, doe het dan meteen en archiveer het document meteen op de juiste plek

4. Het hoeft niet allemaal in één keer

Misschien zit je nu met je handen in het haar en vraag je je af waar je moet beginnen…
Eén troost: hoe hoeft niet allemaal in één keer.

Begin gewoon met het eerste stapeltje en werk dit systematisch door.

Maak er geen dagtaak van, maar werk telkens wat weg zodra je even een uurtje tijd hebt. Anders blijf je er tegenaan hikken.

Je zult zien dat je heel erg blij wordt als je de eerste partij hebt weggewerkt. De kop is eraf. Daarna is het een kwestie van doorzetten met een heerlijk opgeruimd gevoel als beloning.