Wij zijn er dol op: een clean desk.

Iedere avond als we de deur achter ons dichttrekken zijn onze bureaus leeg.
En dat is een fijn gevoel als je de volgende ochtend met een vers dampend kopje koffie in je hand weer achter je bureau gaat zitten.

Iedere dag voelt als een verse en schone start; heerlijk.
Daarom delen we graag onze aanpak met jou.

Lees snel verder als je wilt weten hoe je in een paar eenvoudige stappen een clean desk ofwel een opgeruimde werkplek creëert.

1. Maak korte metten met uitpuilende kasten

Begin met het opruimen van je kast(en) en lades.

Meer dan driekwart (!) van alle documenten heb je nooit meer nodig, maar die nemen wel plaats in beslag.

Wat je moet bewaren, geef je een plek waar je het makkelijk terugvindt en de rest gooi je weg.

Scannen en een digitale kopie bewaren is ook een optie, maar waak wel voor digitaal geheugenverlies!

2. Ruim je bureau op

Maak een einde aan al die stapels papier op je bureau.
Je denkt dat je precies weet wat waar ligt en dat je overzicht hebt, maar feit is dat al die paperassen onbewust voor onrust en stress kunnen zorgen.

Ruim alles op en maak een taken- of actielijst; dat zorgt namelijk écht voor overzicht.

Op je bureau liggen dan alleen nog de spullen die je werkelijk gebruikt en nodig hebt:

• een beeldscherm,
• toetsenbord,
• muis,
• telefoon
• en als het je vaste werkplek is, kun je er nog iets persoonlijks neerzetten voor een veilig en vertrouwd gevoel.

Reguliere kantoorartikelen als een perforator, nietmachine, pennen etc. heb je niet de hele dag nodig, dus berg die op, bijvoorbeeld in een ladenblok. In datzelfde ladenkastje kun je ook de documenten bewaren waar je op dit moment mee bezig bent, zodat je die altijd onder handbereik hebt.

3. Maak er een vaste routine van

Het is goed om een vaste routine te bedenken voor het verwerken van informatie; dit geldt zowel voor papieren als voor digitale documenten. Dit is een handige manier:

Stap 1 – je leest het onderwerp en de inhoud.

Stap 2 – je beslist meteen wat je ermee doet en daarbij heb je de volgende keuzes:

• het is voor jou niet relevant en je gooit het weg;
• je hoeft er niets mee te doen, maar je wilt of moet het wel bewaren: archiveer het dan meteen op de juiste plek (laat het NIET liggen tot later, want dat is het begin van alweer een nieuwe stapeltje!);
• jij moet er iets mee doen; ben je hier langer dan 5 minuten mee bezig, zet het dan als actiepunt op je takenlijst, duurt het minder dan 5 minuten, doe het dan meteen en archiveer het document meteen op de juiste plek.

Bonustip: het hoeft niet allemaal in één keer!

Hoe werk je al die stapels in de kast, op de grond en op de vensterbank nou weg?
Het hoeft niet in één keer!

Begin met het eerste stapeltje en werk dit systematisch door.
Maak er geen dagtaak van, maar werk telkens een stapeltje weg als je even een half uurtje de tijd hebt. Anders blijf je er tegenaan hikken en je zult zien, dat je heel blij wordt als je het eerste stapeltje hebt weggewerkt! De kop is eraf en daarna is het een kwestie van doorzetten met een heerlijk opgeruimd gevoel als beloning.

Veel succes met onze tips!

P.S. Ben je een sloddervos van nature? Geen zorgen. Lees hier waarom een beetje rommel soms juist goed voor je is >>