Gastblog door Judith Brouns (directeur-eigenaar HELDER! Personeelsmanagement)

Was het zakelijk communiceren pak ‘m beet 30 jaar geleden beperkt tot telefoneren, faxen en brievenpost, anno 2017 is het een unicum als er nog een postzegel aan te pas komt. En de meeste faxapparaten staan in het museum. 

Lang leve de digitalisering en de razendsnelle groei van social media, waardoor we steeds meer en zelfs bijna alleen nog maar virtueel communiceren. Even een mailtje sturen, of tegenwoordig zelfs liever een appje in plaats van een nummer op de telefoon intoetsen (dûh, zelfs zoveel moeite hoef je hier al lang niet meer voor te doen en toch tikken we blijkbaar liever dan praten). 

Het einde van de e-mail

Jaren geleden voorspelden marketingexperts al dat de generatie Z (iedereen geboren vanaf 1992) helemaal geen e-mail meer zou gebruiken. Deze kids zouden alleen nog maar via social media-chats communiceren. En kijk waar we vandaag de dag al staan: zelfs op zakelijk gebied lijkt het meest gebruikte social media-platform Whatsapp de e-mail van zijn troon te stoten. Dus ook de generatie Y en zelfs de X’ers (zij die geboren zijn tussen 1956 en 1985, zoals ik) appen anno 2017 heel wat af. Oók met collega’s. 

Kansen en gevaren

De grote kracht van Whatsapp is de laagdrempeligheid. Tel daarbij op de snelheid waarop je antwoord krijgt én de mogelijkheid tot een live dialoog. Twee grote voordelen ten opzichte van onder meer e-mail. 

Hier ligt tegelijkertijd een groot gevaar op de loer: een appje is inderdaad snel verstuurd. Dus even reageren op een vraag in de groepsapp van het werk is zo gepiept, óók na werktijd. De brandende vraag is: wil je dit wel? En wat dacht je van die leuke profielfoto en bijbehorende tekst in je status, zichtbaar voor ál je contacten (dus ook je collega’s)?

Inbreuk op je privacy?

Niet iedereen is dan ook onverdeeld enthousiast over het zakelijk gebruik van Whatsapp. Sommige mensen vinden het een regelrechte inbreuk op hun privacy. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat je je smartphone toch altijd bij je hebt. Dus wordt er ook van je verwacht dat je te allen tijde kunt reageren. Maar wil je wel altijd bereikbaar zijn voor je werk? Zelfs in de avonduren en in het weekend? En waar ligt de grens qua urgentie van de vraag of het verzoek? Best een lastige… 

De blauwe vinkjes maken dit dilemma er niet eenvoudiger op. Wil je niet dat iemand kan zien wanneer je voor het laatst online was of dat je een berichtje hebt gelezen, dan kun je dit tegenwoordig gelukkig uitzetten in je instellingen. 

Valkuilen in de groepsapp
Zoals hiervoor al gezegd, Whatsapp is een laagdrempelig medium. Je schrijfstijl is losjes en informeel, de afkortingen vliegen om je oren. Omdat je dit privé al zo gewend bent, ben je snel geneigd om met collega’s net zo informeel te communiceren via de app. 

Het is bovendien verleidelijk om in de groepsapp van het werk los te gaan over allerlei (privé)zaken. Ben daar voorzichtig mee. Vergeet niet, een gesprek tussen een beperkt aantal leden van de groep komt ook binnen bij de rest; die kunnen óf lekker meegenieten óf ze ergeren zich kapot. Het zou niet de eerste keer zijn dat vergeten wordt dat negatieve uitlatingen over of een niet zo flaterend fotootje van die ene collega door de héle groep worden gelezen en gezien (oeps). Dus: denk goed na voordat je op ‘send’ klikt.

Knipoogjes, LOL & drollen met oogjes

Als whatsappen het nieuwe e-mailen is, hoe gepast zijn dan al die smileys en drolletjes met oogjes? Een happy smiley is soms nuttig om je bericht kracht bij te zetten of om de toon van een minder leuke boodschap te ‘verzachten’. Maar gooi je ook een glimlachende drol met ogen in de groepsapp? Ook dat blijft een lastige, vind ik. 

Stel zelf regels op
Mijn tip: maak met je collega’s afspraken over het doel van de groepsapp, hoe er wordt gecommuniceerd en welke boodschappen hier wel en niet thuis horen. Trap niet in de valkuil om via de app discussies aan te gaan over onderwerpen die niet voor iedereen bedoeld zijn. Wil je iets belangrijks bespreken of regelen, ga dan een persoonlijk gesprek aan. Bovendien, belangrijke zaken gaan vaak onder in de overvloed aan (minder relevante) berichtjes.

Ziek melden via de app

Tot slot nog eentje in antwoord op de vraag: wanneer gebruik je whatsapp zakelijk en wanneer niet. Wettelijk gezien, mag je je tegenwoordig zelfs officieel ziek melden via de app, hier bestaat namelijk jurisprudentie over. Maar eerlijk gezegd: netjes vind ik het niet…

Judith Brouns
Directeur-eigenaar HELDER! Personeelsmanagement