Herken je dat: je bent met je baas of met een klant aan het bellen en je moet opeens een document in je computer hebben. Je zoekt en vindt het niet, terwijl je gesprekspartner wacht aan de telefoon… Hiermee scoor je geen punten. Deze situatie voorkom je eenvoudig met de volgende 6 tips voor effectief file-management.

1. Bewaar geen onnodige documenten

Maak er geen gewoonte van om onnodige documenten te bewaren.
Vaak sla je iets gedachtenloos gewoon op; werp vanaf nu eerst een snelle blik op het document en beslis of deze informatie werkelijk bewaard moet blijven.

Als je alles archiveert, zie je op termijn door de bomen het bos niet meer. Vinden wat belangrijk is, wordt steeds moeilijker.

Ben dus kritisch en selectief in wat je bewaart.

2. Bedenk een logisch systeem voor het ordenen van je documenten

Verdeel een documentenmap onder in submappen. Bijvoorbeeld: klanten, verkopers, medewerkers, offertes, opdrachtbevestingen etc. etc.
Gebruik beschrijvingen die duidelijk maken, wat in de betreffende folders thuishoort.

Je kan ook een eigen kleur kiezen voor bepaalde mappen en bijbehorende onderwerpen, zodat je ze makkelijk onderscheidt van de rest.

3. Sla gerelateerde documenten samen op, ongeacht het soort document

Sla bijvoorbeeld verslagen, brieven, presentaties en notities van één bepaald project samen op in één map. Dit is veel handiger dan wanneer je bijvoorbeeld één map hanteert voor alle verslagen van alle projecten. Op deze manier kun je een bepaald document veel sneller vinden.

4. Maak onderscheid tussen lopend werk en voltooid werk

Sommige mensen bewaren documenten van actuele werkzaamheden of projecten op hun bureau(blad) tot het werk voltooid is. Pas als het klaar is, wordt er gearchiveerd. Dat kan betekenen, dat de documenten op je bureaublad (en/of de papierstapel op en rond je bureau) zich enorm ophoopt.

Handiger is het om op vaste momenten, bijvoorbeeld wekelijks of om de 2 weken, documenten die je niet meer (steeds) nodig hebt, alvast op te bergen. Zo houd je beter overzicht op je actuele taken.

En nogmaals: ben kritisch en selecteer meteen wat je echt moet bewaren en wat weg kan.

5. Voorkom overvolle mappen

Wanneer je veel documenten in één map bewaart of veel sub-mappen in de hoofdmap, is het verstandig om deze onder te verdelen in kleinere groepen.

Maak bijvoorbeeld voor elk jaar één groep of zorg voor een duidelijke verdeling in de sub-mappen. Het gaat erom dat je elke file in een logische map kan vinden, zonder dat je door lange lijsten moet scrollen.

6. Maak digitale kopieën van je papieren documenten met je scanner

Dit kan erg handig zijn als je niet veel plaats hebt om belangrijke documenten op papier te bewaren of als je hard-copies wilt weggooien, maar deze voor de zekerheid toch achter de hand wilt houden. Bepaal wel eerst of je de documenten ooit nog echt nodig denkt te hebben.

Veel succes!